Home Office: Transição em tempo recorde!

Quem assina nosso post de hoje é nosso colega Valdeci Rodolfo de Faria, líder da equipe que ajudou a preparar toda a empresa para o home office em 24 horas.

Em 18 anos que trabalho na DMCard, posso afirmar que a preparação para colocar 100% dos colaboradores da empresa em home office, em cerca de 24 horas, foi o maior desafio para a área de Infra e Sustentação.

Isso foi necessário em março deste ano, em ritmo emergencial, logo no início da pandemia do coronavírus para manter todos os nossos colegas em segurança. Hoje, posso dizer que alcançamos um resultado muito satisfatório de um momento que eu considero uma verdadeira operação de guerra. Uma história de sucesso que tenho grande prazer em compartilhar aqui com vocês.

O trabalho à distância já era uma tendência mundial que nós, da DMCard, estávamos nos preparando há algum tempo. Já pesquisávamos tecnologias, novos formatos e novos processos totalmente digitais.

No entanto, até mesmo em uma empresa inovadora e tecnologicamente preparada como a DMCard, não esperávamos ter que antecipar tanto esses planos e nem implantá-los de forma tão veloz.

Valorizamos as pessoas sem deixar ninguém para trás

Quando começamos a nos preparar para o pior cenário da pandemia, já tínhamos uma certeza: em primeiro lugar, precisávamos garantir a saúde de todos. Isso significava afastar todo mundo do escritório, de possíveis aglomerações.

Antes mesmo de qualquer adaptação tecnológica, imediatamente informamos a todos que faziam parte do grupo de risco que deveriam permanecer em suas casas. Simultaneamente, já dávamos início a todos os investimentos necessários para que o mesmo procedimento fosse adotado com toda a empresa a partir do dia seguinte.

Todos em casa, inclusive a central de atendimento

Para que isso fosse possível, investimos em um dos melhores programas do mercado de VDI (Virtual Desktop Infrastructure), ou seja, como nós do setor de tecnologia chamamos uma máquina virtual.

Isso significa que um funcionário poderia acessar o conteúdo de seu computador e os programas necessários para o exercício de sua função a partir de qualquer computador, de qualquer lugar com acesso à internet.

Essa tecnologia foi essencial para que todos, sem exceção, até mesmo os operadores do SAC e análise de crédito, pudessem dar continuidade ao atendimento aos nossos clientes a partir de suas casas.

Compra de equipamentos e cuidado com a ergonomia

Após o investimento em software (no programa para o trabalho remoto com o VDI) e todos em segurança, nosso próximo passo foi o investimento em hardware, comprando equipamentos para atender quem não possuía uma estrutura própria.

Adquirimos 150 notebooks que foram trocados pelos desktops (CPU) que ficavam nas mesas, disponibilizando assim mais mobilidade para os colaboradores principalmente ao uso em home office. Essa foi uma medida emergencial, contudo, nossa meta é que todos os funcionários possam trabalhar com ferramentas fornecidas pela empresa. Por isso, desde então, já foram comprados outros 40 computadores.

Aumento dos chamados de suporte para tecnologia

Com todos instalados em suas casas, identificamos um crescimento grande no número de chamados no suporte e, para atender a todos, dobramos a nossa equipe que está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Isso aconteceu não porque as pessoas ou suas ferramentas passaram a ter mais problemas, e sim como um reflexo, já esperado, do trabalho à distância e ao contato que essa nova rotina trouxe para os colaboradores e os softwares implementados.

Quando um colaborador está em seu ambiente de trabalho e tem alguma dúvida simples, ele pode perguntar para o colega do lado, ir até a mesa de seu gestor ou até mesmo falar pessoalmente com um profissional do suporte.

À distância, essas demandas simples chegam a nós por meio de chamados ao suporte, que nesse período já se aproxima à marca de 12 mil solicitações registradas. Contudo, estávamos preparados para atender e apresentar soluções rápidas para não impactar o resultado do trabalho de nenhuma área.

Impacto zero na qualidade do trabalho e do atendimento

Mesmo com tudo isso acontecendo nos bastidores, é com grande orgulho que hoje podemos afirmar que minimizamos ao máximo os riscos para a saúde de nossos colegas sem nenhum reflexo na qualidade do trabalho ou do atendimento prestado aos nossos consumidores e varejistas parceiros.

Além de tudo isso, nenhum contrato de trabalho dos cargos efetivos foi interrompido por conta desse cenário.

Uma empresa 100% digital

Após todo esse trabalho, investimento e colaboração de todos os funcionários da DMCard, conseguimos antecipar nossa meta de nos transformarmos, efetivamente, em uma empresa mais digital.

Atualmente utilizamos o sistema GLPI, que faz todo o gerenciamento de processos em ambiente totalmente digital e pela internet, e também adotamos a assinatura eletrônica de todos os documentos.

Por exemplo, até a contratação de novos funcionários, hoje, é um processo livre de papel. A entrevista e todo o processo seletivo é feito remoto, a entrega de documentos por fotos em aplicativo de smartphone, assinatura do contrato feita por meio eletrônico e, se necessário, a entrega das ferramentas de trabalho é realizada na casa do funcionário, em qualquer lugar do país.

Futuro aponta para o sistema híbrido

Apesar de conseguirmos, por meio da tecnologia, atender de forma completa qualquer necessidade de trabalho à distância, na DMCard apostamos que o futuro será de um sistema híbrido, ou seja, parte dos dias trabalhando em casa (ou onde o colaborador desejar) e outra parte no escritório.

Essa é a nossa previsão pensando na própria qualidade de vida e bem estar das pessoas, já que muitas sentem falta da convivência dos colegas, de conseguir separar um pouco mais a vida pessoal da profissional e até mesmo porque aprendemos e desenvolvemos melhor as nossas habilidades convivendo e observando outros profissionais.

Se quiser saber um pouco mais sobre a rotina de nossos colaboradores em home office, você também pode ler aqui no blog nossa postagem “Colaboradores engajados no home office” clicando aqui.

Valdeci Rodolfo de Faria está na DMCard há 18 anos, desde a sua fundação. Atualmente, é Líder da área de Sustentação e ajudou a liderar a equipe responsável pela transição da empresa para atuar 100% em home office durante a pandemia e para se tornar uma instituição 100% digital.

Para ficar por dentro do que acontece na DMCard e conhecer outras história incríveis como essa experiência do Valdeci, não deixe de acompanhar a página da DMCard no Linkedin.